Corona, het is voor veel klanten de beste smoes ooit om onder afspraken en facturen uit te komen. Hopelijk heb je er nog geen last van gehad. Om dat zo te houden geven wij je in dit artikel een aantal praktische tips om geschillen tijdens corona op te lossen als ondernemer. Want juist nu is het belangrijk om goed voor je onderneming en jezelf te zorgen. Zit je al midden in een geschil door corona? Ook dan is dit artikel geschikt voor jou, here we go!
Duidelijke offertes en algemene voorwaarden
Je kent ons, wij zijn gek op juridische documenten zoals duidelijke offertes en algemene voorwaarden op maat. Normaalgesproken zijn deze documenten sowieso belangrijk, maar nu zijn ze extra handig. In je algemene voorwaarden heeft de advocaat van jouw keuze namelijk beschermende artikelen, ofwel regels opgenomen voor jou en de klant. Bij onduidelijkheid tussen jou en de klant kun je altijd de algemene voorwaarden gebruiken om je rechten en plichten kracht bij te zetten.
Geschillen tijdens corona oplossen gaat makkelijker als je ervoor zorgt dat de klant bij het tekenen van de offerte ook de algemene voorwaarden tot zijn beschikking heeft. De klant moet deze kunnen inzien en bij het tekenen van de offerte, ook akkoord gaan met de algemene voorwaarden. Zorg ervoor dat dit duidelijk op papier wordt vermeld zodat je klant weet waar die mee akkoord gaat. Indien de klant kan aantonen niet te hebben getekend voor de algemene voorwaarden en ze ook nooit heeft gezien, dan kun je de klant er ook niet aan houden.
Juridische documenten check
De situatie rondom corona veranderd hoe klanten op jou kunnen reageren. Sommige proberen onder facturen en afspraken uit te komen met corona als reden. Echter hoef je die reden niet gelijk te accepteren. Om ervoor te zorgen dat je juridisch sterk staat in geschillen met klanten, is het handig om een juridische documenten check te doen. Ondernemen gaat nu namelijk net even anders dan je gewend bent. Als je offertes, algemene voorwaarden en contracten hier niet op ingericht zijn kan het in je nadeel werken.
Check dus bij je advocaat of je juridische documenten je genoeg ondersteunen. Zo niet, dan kan een advocaat je helpen bij het aanpassen of verbeteren. Zo weet je dat je juridisch sterk staat indien een klant corona als reden gebruikt om iets wel of niet te doen. Als je toch bezig bent, loop dan ook je offerte proces na. Check of je de juiste start en einddatums vermeld. Evenals de precieze omschrijving van je werkzaamheden, maar ook wat er buiten je werkzaamheden valt. Vergeet niet je tarieven duidelijk te vermelden.
Rechtsbijstandverzekering kiezen
Als je nog geen rechtsbijstandverzekering hebt, dan is het tijd om er zo snel mogelijk een te kiezen. Het hebben van een offerte en algemene voorwaarden is een goede basis. Maar als je daadwerkelijk geschillen tijdens corona moet oplossen en je zaak wil verdedigen, dan kost dat aardig wat geld als je niet verzekerd bent. Het kan ook erg lastig zijn om het in je eentje op te nemen tegen een klant. Een goede rechtsbijstandverzekering vergoed diverse onkosten en neemt het proces van je over. Dat scheelt jou veel tijd, geld en stress!
Er zijn wel een aantal zaken waarop je moet letten bij het uitkiezen van een rechtsbijstandverzekering. Wij raden je aan om een aantal verzekeraars op te bellen voor het juiste advies. Een paar zaken die wij sowieso aanraden is checken of de verzekeraar daadwerkelijk verzekerd wat jij nodig hebt. Niet elke verzekeraar vergoedt alles wat jij nodig hebt. Zo heeft niet elke rechtsbijstandverzekering incassobijstand. Echter is incassobijstand heel erg handig als je klanten hebt die weigeren om je facturen te betalen. Heb je al een verzekering maar mis je een aantal punten? Kies dan voor een upgrade, just in case.
Maak duidelijke afspraken
Wij zien het vaak gebeuren dat ondernemers mondelinge afspraken maken met klanten. Je zegt bijvoorbeeld toe dat je een paar uur extra besteed aan het maken van een logo. Vervolgens factureer je de gemaakte uren en wil de klant niet betalen. De klant kan zich plotseling niet meer herinneren wat jullie hebben afgesproken. Of er is ineens geen geld meer door corona. Dit is waarom wij aanraden om in je offertes aan te geven welke werkzaamheden buiten de opdracht vallen en achteraf gefactureerd worden.
Om je zaak kracht bij te zetten kun je het beste een nieuwe offerte uitschrijven of per mail de nieuwe afspraken laten bevestigen. Geef bijvoorbeeld aan dat je vijf extra uren aan de slag gaat en dat dit een x-aantal kosten met zich meebrengt. Geef de klant een duidelijke datum om bezwaar op te maken indien de klant toch liever niet extra betaald. Maakt de klant voor die tijd geen bezwaar op en gaan jullie samen toch aan de slag? Dan kun je de klant aan de extra factuur houden.
Geschillen tijdens corona oplossen
Moet je toch geschillen tijdens corona oplossen? Dan raden wij je aan om de zaak even rustig te bekijken. Zet alles op een rijtje en verzamel je bewijzen. Denk aan je offertes, algemene voorwaarden, alle mails en andere correspondentie die je met de klant hebt. Sla deze goed op, want verzekeraars en advocaten hebben die nodig als het geschil niet een-op-een op te lossen valt. Maak ook hier weer duidelijke afspraken met je klant. Zet ook nieuwe afspraken in een nieuwe offerte, zorg voor een schriftelijke bevestiging (via op de mail).
Wil de klant de opdracht stopzetten terwijl jij gewoon je werk kan doen? Worden rekeningen niet voldaan of krijg je geen gehoor? Zorg ervoor dat je schriftelijk kan laten zien dat je de klant de tijd hebt gegeven om te reageren en samen een oplossing te zoeken. Blijft de klant weigeren? Geef dan aan dat je de zaak uit handen geeft en bel je rechtsbijstandverzekering op. Zij zullen dan aan je vragen wat het geschil inhoudt en of je alle bewijzen kunt toesturen. Vanaf dat moment kun jij het geschil loslaten tot je van de verzekering hoort.
Keep Building your Business
Wij weten dat het voor veel ondernemers een moeilijke tijd is. Daarom helpen wij je graag met praktische tips voor je onderneming. We geven je ook graag mee dat aan alles een einde komt en dus ook aan deze bijzondere situatie. Heb je toch nog vragen of wil gewoon eens even je hart luchten in een veilige omgeving? Dan kun je een lid worden van ons online clubhuis middels een van onze marketing abonnementen. Dan krijg je gelijk toegang tot ons online clubhuis met ons privé forum. Daar kun je in alle veiligheid je verhaal doen, met onze experts en andere Business Builders kletsen. Zo sta je er nooit helemaal alleen voor.
See you in the clubhouse of op Instagram!
P.S. Naast al onze tips raden wij aan een juridische professional (via je verzekering) om hulp te vragen voor passend advies.
